Com o trabalho híbrido e remoto se tornando a norma, as reuniões corporativas online são algo que se tornou parte de nossas vidas diárias de trabalho. Mas a fadiga da tela é real, e quando os funcionários olham para seus calendários para ver um dia inteiro de reuniões online consecutivas, é compreensível por que pode ser difícil reunir entusiasmo ou participação ativa para cada um .
Embora seja difícil reproduzir a interação e as conversas espontâneas das reuniões presenciais no mundo on-line, existem maneiras de incentivar o engajamento e aproveitar as ferramentas tecnológicas que podem tornar as reuniões on-line mais produtivas e eficientes do que as presenciais.
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Com base em nossas lições aprendidas como uma empresa totalmente remota em diferentes continentes e também um provedor de tecnologia para reuniões e eventos virtuais, podemos oferecer algumas práticas recomendadas para tornar as reuniões corporativas on-line menos uma soneca e mais um sucesso.
1. Câmeras ligadas, distrações desligadas. A pandemia nos acostumou com as teleconferências online, mas muitos de nós ainda evitamos ligar nossas câmeras. Torne uma política da empresa manter as câmeras ligadas durante as reuniões de negócios. É muito tentador começar a “multitarefa” se você sabe que as pessoas não podem ver o que você está fazendo – seja lendo e-mails, mensagens de texto, olhando para o Slack ou verificando vídeos do YouTube e feeds de mídia social. Certifique-se de que todos mantenham a câmera ligada e peça para silenciar os dispositivos; se fosse uma reunião presencial, você não permitiria que as pessoas fossem distraídas por seus computadores ou telefones, então deixe claro que você precisa do mesmo nível de atenção de todos. Dito isto, para uma reunião interna você não precisa recriar um ambiente de escritório a todo custo, então os colegas não devem se preocupar com o que estão vestindo ou se há um animal de estimação vagando ao fundo; você pode ter uma grande reunião produtiva com as câmeras ligadas sem torná-la excessivamente formal.
2. Não exagere na agenda. É tentador quando as reuniões são on-line para espremer o máximo possível em um dia ou uma semana - as pessoas não estão viajando ou se deslocando para o trabalho, então os horários podem ser mais abertos e pode ser mais fácil para amontoar mais reuniões do que antes no calendário entre as equipes. No entanto, sua equipe se esgotará rapidamente se ficar apenas em reuniões o dia todo. Seja sensível ao fato de que as pessoas precisam de intervalos para almoçar, ir ao banheiro e poder esticar as pernas, assim como fariam se estivessem no escritório. Examine a agenda de sua reunião com antecedência e decida se a reunião é realmente necessária ou se pode simplesmente ser tratada por e-mail com a equipe. Sua equipe apreciará o tempo passado e estará mais preparada e engajada em sua próxima reunião online.
3. Prepare uma agenda hermética. Apenas improvisar em uma reunião online nunca é uma boa ideia. É muito fácil perder a atenção das pessoas quando elas não estão sentadas à sua frente se você não tiver uma lista bem planejada e organizada de itens a serem cobertos. Para reuniões de equipe menores, recomendamos a designação de um diretor de reuniões que possua a agenda de A a Z e conduza toda a reunião e, em seguida, alterne esse cargo regularmente. Dessa forma, todos têm a chance de realizar uma reunião e preparar os itens e ficam encarregados de manter as coisas nos trilhos.
Uma maneira de estruturar uma reunião on-line é ter conversas menores no início, durante os primeiros cinco minutos ou mais. Estes podem ser quebra-gelos, se houver novos membros em sua equipe, ou apenas uma maneira informal de fazer com que todos conversem antes que o núcleo da agenda comece. Às vezes, é tão simples quanto o chefe da reunião pedir às pessoas que compartilhem seu filme ou programa de TV favorito que estão assistindo, ou o livro favorito que leram recentemente ou a receita que experimentaram. Depois de chegar ao cerne da reunião, certifique-se de que o diretor da reunião planejou com antecedência convocar as pessoas para participar, para que não seja uma via de mão única de palestras, que pode ser difícil de acompanhar. No final de cada reunião, deve haver uma recapitulação e clareza do que fazer, bem como um período para perguntas - se as pessoas estão entrando em contato com eles em vídeo ou inserindo-os em uma caixa de bate-papo. Também descobrimos que ter algo divertido planejado no final da reunião é uma ótima maneira de manter as pessoas envolvidas até o fim. Pedimos às pessoas que compartilhassem um fato divertido sobre si mesmas com antecedência com o chefe da reunião e, em seguida, todos teriam que adivinhar quem é como um jogo de perguntas e respostas, ou até mesmo pedir às pessoas que compartilhassem suas fotos de bebê e todos tivessem que adivinhar o funcionário.
4. Aproveite o meio on-line. Embora existam coisas que são difíceis de replicar em reuniões presenciais, o inverso também é verdadeiro, e hospedar reuniões on-line por meio de uma plataforma de engajamento de vídeo com todos os recursos. permitirá que sua equipe interaja online de uma forma que não poderia fazer pessoalmente. Em um lado mais caprichoso, você pode pedir à sua equipe para encontrar planos de fundo que se relacionem com o tema da reunião e também incentivá-los a utilizar emojis - como mãos levantadas ou palmas - para parabenizar um colega ou compartilhar feedback instantâneo sobre algo que gostaram. . Também utilizamos com sucesso ferramentas on-line como Miro para reunir ideias no quadro branco durante nossas reuniões ou Figma para compartilhar fluxogramas e diagramas uns com os outros durante as sessões temáticas. Também usamos o Notion e o Google Suite juntos para organizar tarefas e arquivos durante webinars e reuniões internas. Prepare com antecedência quais ferramentas on-line você deseja usar durante uma sessão específica para garantir que as pessoas estejam prontas para abrir esses aplicativos e interagir. Pesquisas on-line muito breves imediatamente após as reuniões são uma ótima maneira de obter feedback sobre os tópicos abordados durante a reunião ou até mesmo o formato da reunião em si, para que você possa continuar a encontrar maneiras de tornar essas sessões mais eficientes e envolventes. A capacidade de gravar essas reuniões online também é importante, pois você pode fazer com que as pessoas que estão fora as visualizem mais tarde ou apontem para diferentes seções para que sua equipe revise quando precisar de lembretes de itens de ação, colaborações ou apresentações da sessão ao vivo. Apenas certifique-se de que a empresa esteja usando uma plataforma de engajamento de vídeo que possa oferecer suporte à integração de todas essas ferramentas colaborativas de reunião online.
As reuniões on-line não precisam significar uma soneca ou uma escuta distraída, mas exigem um pouco de criatividade e planejamento, bem como pesquisa das ferramentas on-line à sua disposição. Manter seus colegas engajados, interativos e responsáveis nas reuniões significa que você aparece bem preparado com uma agenda breve, envolvendo ferramentas on-line e algumas brincadeiras, e eles participam com câmeras ligadas, dispositivos desligados e vontade de participar. Mesmo se e quando voltarmos ao trabalho presencial, acho que descobriremos que, às vezes, as reuniões online serão uma maneira melhor de manter essas sessões de equipe eficientes, informativas, interativas e agradáveis.
