Quatro razões pelas quais todo escritório precisa de um sistema de mapeamento interno bem elaborado.
Navegar em um prédio de escritórios moderno pode parecer participar de uma caçada ao tesouro particularmente indescritível. Qual sala de conferência? Segundo ou terceiro andar? Este é aquele com travesseiros confortáveis ou mesa ridiculamente longa? Todos nós já estivemos lá - e provavelmente chegamos atrasados.
Basta dizer que a maioria dos prédios de escritórios não foram projetados para facilitar a navegação. Na verdade, uma pesquisa da Steelcase Workplace descobriu que 40% dos funcionários perdem até 30 minutos por dia procurando um espaço para se reunir. E isso foi antes do Covid-19.
À medida que a pandemia vai e vem, nosso retorno intermitente ao local de trabalho pode parecer totalmente desorientador. O trabalho híbrido deixou um número crescente de funcionários sem uma estação de trabalho dedicada, mudando de local sempre que chegam ao escritório. Nova secretária, novo piso, novos desafios logísticos.
Ninguém quer que as pessoas percam tempo vagando pelos corredores em busca de um espaço de trabalho. Para ser bem-sucedido, o modelo de trabalho híbrido precisa ser gerenciado de forma cuidadosa e profissional. Quer as pessoas sejam novas no escritório, visitando colegas em outro campus ou simplesmente procurando uma sala de reunião aberta, um bom sistema de orientação permite um retorno tranquilo e pode ajudar as empresas a evitar perdas de produtividade.
A solução certa de mapeamento interno pode ter um impacto comprovadamente positivo no desempenho da sua empresa. Aqui estão apenas algumas razões pelas quais toda organização deve passar um tempo de qualidade navegando na nova experiência de local de trabalho pessoal.
1) Você melhorará a produtividade dos funcionários
Encontre e reserve uma sala de reunião ou mesa próxima
No novo local de trabalho híbrido, a colaboração será a principal razão pela qual os funcionários vêm ao escritório. Para aproveitar ao máximo seu tempo, as pessoas precisarão localizar e reservar um espaço de reunião rapidamente.
Mapas internos interativos fornecem mais do que apenas um mapa - eles agem como uma solução completa para encontrar e reservar o quarto certo no momento certo.
O primeiro passo é ajudar os funcionários a navegar pelas instalações e identificar a sala de reuniões mais próxima. Os mapas interativos dão às pessoas acesso a informações sobre o equipamento e a capacidade de uma sala. Assim que encontrarem uma boa opção, eles receberão a disponibilidade da sala de reunião em tempo real e poderão reservar a sala diretamente. Idealmente, essas informações estarão facilmente disponíveis no celular, laptop ou tablet e se integrarão perfeitamente aos calendários corporativos, como Outlook e Google Calendar.
Chega de ficar vagando pelos corredores em busca de uma sala de conferência aberta apenas para ser expulso pelo grupo que realmente a reservou. Isso é uma tonelada de tempo e produtividade economizados.
Evite interrupções desnecessárias
Falando em ser expulso de uma sala de conferência, as interrupções no trabalho afetam nossa produtividade, nossa capacidade de concentração e provavelmente reduzem a motivação. É também um custo adicional significativo. A pesquisa mostra que leva em média cerca de 25 minutos para retornar à tarefa original após uma interrupção.
O mapeamento interno pode ajudar a reduzir o tempo perdido devido a interrupções desnecessárias. Os visitantes e convidados da empresa podem navegar através do mapa interativo no balcão do quiosque de receção ou no seu smartphone. Isso significa que eles podem encontrar o caminho para um escritório ou sala de reunião sem interromper outros funcionários.
Ao agendar e-mails ou mensagens de texto com um link de mapa, os empregadores podem permitir que visitantes e funcionários antecipem sua visita ao escritório e obtenham um tempo estimado de caminhada do estacionamento até a sala de reuniões antes da chegada. Isso minimiza o estresse e facilita a pontualidade.
2) Você reduzirá os custos imobiliários
O potencial do mapeamento interno vai muito além do wayfinding tradicional.
Os mapas internos são um ativo valioso para edifícios inteligentes, criando a capacidade de detectar onde o consumo de energia está sendo desperdiçado e identificar o espaço não utilizado. O mapa facilita o redimensionamento dos escritórios de acordo com a ocupação.
Otimize o layout/espaços do escritório
Com o aumento do trabalho flexível, os escritórios tendem a ficar menos ocupados e os espaços de trabalho podem precisar ser redesenhados para reduzir os custos imobiliários.
Os locais de trabalho vagos representam uma despesa significativa e resultam em um uso desnecessário de recursos. Para reduzir o desperdício e o custo, é essencial analisar a porcentagem de ocupação e os padrões dos ocupantes. Ao combinar mapas internos com sensores de ocupação instalados no prédio, é possível gerar uma interface visual ou mapa de calor para monitorar o uso das diferentes salas e mesas. Com uma melhor compreensão de onde as pessoas demoram mais, você pode tomar decisões inteligentes sobre o que fica e o que sai.
Crie um ambiente sustentável
A utilização de mapas interiores e sensores de IoT (internet das coisas) é fundamental para criar um escritório mais sustentável. Juntos, eles podem dizer qual ambiente está superaquecido, qual ar-condicionado está funcionando quando não há ninguém por perto e quais luzes estão acesas enquanto o espaço está desocupado.
Ao rastrear as emissões de carbono e o consumo de energia por meio de gráficos e avaliar o impacto ambiental por meio da visualização de dados e painéis detalhados, você pode simplificar o trabalho dos gerentes de obra e reduzir significativamente os custos imobiliários da empresa.
Fácil relatório de incidentes
Os mapas internos permitem que as pessoas relatem incidentes como problemas de infraestrutura de TI ou um projetor de vídeo quebrado em uma sala de reunião com apenas alguns cliques. Os departamentos de limpeza também podem usá-los para ver quais ativos, equipamentos ou áreas precisam ser limpos. O resultado é uma melhor experiência de limpeza com menor custo e otimização do tempo gasto pela equipe de limpeza.
3) Você pode aumentar a segurança no local
A Covid-19 aumentou a importância da segurança no local de trabalho e o papel que a tecnologia pode desempenhar na manutenção da saúde pública. Além de soluções tecnológicas como rastreamento de contatos, o mapeamento interno pode ser usado para criar um ambiente de trabalho mais seguro.
Gestão da pandemia
O mapeamento interior permite verificar o estado de ocupação dos diferentes espaços de trabalho e gerir a capacidade das salas. Antes de chegar ao escritório, os funcionários podem acessar a planta baixa interativa que segue os protocolos de distanciamento físico e selecionar seu assento. Quando estão no local, eles podem seguir facilmente sua rota e localizar locais onde os desinfetantes para as mãos estão localizados.
Os gerentes de instalações podem reajustar o número de mesas abertas, redefinir a capacidade de cada sala de reunião ou criar rotas unidirecionais para garantir um fluxo suave de tráfego para um ambiente de trabalho seguro.
4) Impulsione sua marca
As pessoas estão sempre procurando evidências de que seu empregador tem os melhores interesses em mente.
Quando um candidato a uma vaga encontra um ambiente de trabalho bem organizado com um sistema de navegação fácil de usar, ele percebe que a empresa é moderna e focada nos funcionários. Uma vez a bordo, os mapas internos facilitam a localização da mesa de um colega - ou onde quer que ele precise ir - sem perda de tempo. Isso é especialmente útil em empresas de rápido crescimento ou com um modelo de trabalho flexível, onde a localização das pessoas pode mudar.
Ninguém gosta de se sentir perdido, especialmente no local de trabalho, onde estar seguro e confortável ao seu redor tem um efeito direto na sua capacidade de fazer o seu melhor trabalho. Ao adotar soluções de mapas interativos, você pode economizar o tempo de seus funcionários, ajudá-los a serem o mais produtivos possível, reduzir os custos de funcionamento do edifício e melhorar as taxas de aquisição e retenção de funcionários. O caminho é claro - o mapeamento interno é vantajoso para todos.
