On July 19, 2021, the New York Department of Financial Services (DFS) issued Circular Letters 6 and 7 (2021) (Circular Letters) setting forth DFS’s expectations for all New York-authorized insurers in planning and preparing for, and responding to, disasters that could affect the insurer’s ability to continue doing business and servicing customers in New York State.As cartas circulares exigem que todas as seguradoras autorizadas em Nova York se submetessem ao DFS até 8 de outubro de 2021, um plano de resposta a desastres, uma resposta a um questionário do plano de resposta a desastres e uma resposta a um questionário do plano de continuidade de negócios.Cartas circulares separadas foram emitidas para seguradoras de propriedade/vítima e vida e saúde.As seguradoras de propriedade/vítimas que escreveram certas linhas de negócios em Nova York em 2020 também são obrigadas a responder a uma pesquisa de dados pré-desastres até 20 de agosto de 2021.Cópias dos questionários e instruções para enviar as informações solicitadas estão disponíveis aqui.
As cartas circulares seguem as cartas da indústria de março de 2020, nas quais o DFS lembrou a todas as instituições regulamentadas por DFS de suas obrigações de manter planos de preparação para desastres e solicitaram a garantia de que todas as entidades regulamentadas têm planos de preparação para lidar com o risco operacional e estão identificando, monitorando e gerenciando osrisco financeiro, representado pela pandemia covid-19.As letras circulares revogam e substituem as letras circulares do DFS 5 e 6 (2019), que também abordaram o planejamento de desastres, preparação e requisitos de resposta para seguradoras autorizadas por Nova York.
As cartas circulares afirmam que o DFS espera que todas as seguradoras autorizadas por Nova York estabeleçam e mantenham os planos de continuidade e recuperação de desastres que atendem aos padrões especificados (discutidos abaixo).As letras circulares reconhecem que “tamanho, linhas de negócios e estrutura corporativa var [y]” entre as seguradoras e, portanto, “os planos de continuidade dos negócios e resposta a desastres devem ser apropriados para a natureza, a escala e a complexidade da [seguradora] e donegócios que ele escreve ou conduz.”As seguradoras que fazem parte de um grupo podem ser cobertas por uma continuidade de negócios ou plano de resposta a desastres estabelecido por outro membro do grupo, mas as seguradoras devem estar preparadas para demonstrar ao DFS que o plano de grupo fornece as necessidades da seguradora e de seus clientes.Se "no julgamento do DFS", o plano, conforme aplicado à seguradora, for inadequado, o DFS poderá pedir à seguradora que estabeleça sua própria continuidade de negócios ou plano de resposta a desastres.Em todos os eventos, os planos de continuidade de negócios e desastres de uma seguradora devem ser revisados e aprovados pelo menos anualmente pelo conselho de administração da seguradora ou pelo membro do grupo (conforme aplicável), ou por um comitê apropriado (ou outro órgão que governa).
O DFS também espera que as seguradoras conduzam pelo menos anualmente (a) uma análise de impacto nos negócios para prever as consequências da interrupção de qualquer função e processo de negócios como resultado de um desastre e coletar informações necessárias para desenvolver estratégias de recuperação e (b) um risco-Análise baseada em sua capacidade de ajudar os clientes no estado de Nova York afetado por um desastre que ocorre em qualquer lugar do mundo, inclusive no estado de Nova York.Os resultados dessas revisões devem ser usados para atualizar os planos de continuidade dos negócios e recuperação de desastres, conforme necessário.
Planos de continuidade de negócios
A análise de impacto nos negócios que apóia o plano de continuidade dos negócios deve identificar os impactos operacionais e financeiros da interrupção das funções e processos de negócios e deve considerar o seguinte, no mínimo, como relevante: (a) o momento em que uma interrupção de negócios seriater um impacto maior, como uma estação específica ou o final do mês ou trimestre;(b) a quantidade de tempo antes do qual a interrupção comercial teria um impacto operacional ou financeiro;(c) o impacto operacional e financeiro de danos físicos aos edifícios;dano ou quebra de máquinas, sistemas ou equipamentos;acesso restrito a um local ou edifício;uma interrupção da utilidade;dano ou perda ou corrupção da tecnologia da informação;e absenteísmo de funcionários essenciais;(d) recursos necessários para que os negócios continuem funcionando em níveis variados de interrupção;e (e) potencial de insatisfação ou deserção por segurados (ou proprietários de políticas para políticas de vida), detentores de contratos, segurados (ou anuitantes, beneficiários e beneficiários para políticas de vida) e provedores de serviços de saúde (coletivamente, "clientes").
As letras circulares estabelecem que um plano de continuidade de negócios deve, no mínimo, abordar os seguintes itens, conforme relevante:
As cartas circulares observam que as seguradoras localizadas na mesma área geográfica podem achar econômico reunir seus recursos e estabelecer instalações compartilhadas, como locais de trabalho alternativos compartilhados, no caso de suas funções e processos de negócios serem interrompidos como resultado de umdesastre.O DFS incentiva esse tipo de abordagem cooperativa, desde que (a) as seguradoras mantenham gerenciamento e operações separados;(b) as seguradoras não divulgam informações confidenciais do cliente sem consentimento apropriado;e (c) as seguradoras mantêm registros em conformidade com a lei de Nova York.
Planos de recuperação de desastres
As letras circulares estabelecem que um plano de resposta a desastres deve, no mínimo, abordar os seguintes itens, conforme relevante:
Pesquisa pré-desastre para seguradoras de propriedade/vítimas
As seguradoras autorizadas em Nova York que relataram o prêmio escrito direto de Nova York na página 19 de sua declaração anual de 2020 para qualquer uma das seguintes linhas de negócios são obrigadas a concluir uma pesquisa de dados pré-desastre até 20 de agosto de 2021:
1 Fire
2.1 Allied Lines
2.2 Multiple Peril Crop
2.3 Federal Flood
3 Farmowners Multiple Peril
4 Homeowners Multiple Peril
5.1 Commercial Multiple Peril (Non-Liability Portion)
12 Earthquake
21.1 Private Passenger Auto Physical Damage
21.2 danos físicos de automóveis comerciais
A pesquisa solicita o valor do seguro (exposição bruta, não prêmios) e políticas em vigor e, para o seguro automóvel de linhas comerciais e pessoais, o número de veículos cobertos por seguro abrangente e o número de políticas em vigor, para cada município em Nova YorkEstado.A Circular Letter 6 afirma que essas informações estão sendo solicitadas porque o setor de seguros foi identificado como um recurso essencial para fornecer avaliações iniciais após um desastre e que o DFS usará as informações para determinar quais seguradoras são os maiores escritores de seguros em cada condado de Nova York, assimque o DFS sabe quais seguradoras entrarem em contato no caso de um desastre.
As cartas circulares também descrevem as etapas que devem ser tomadas após um desastre, incluindo a participação de contatos de desastre no plano de resposta a desastres do estado de Nova York e relatórios pós-desastre;emissão de licenças temporárias de ajustador independente para negócios de propriedade/vítima;Requisitos de relatórios Quando as seguradoras ativam ou pretendem ativar, um furacão ou tempestade de vento dedutível;e designação dos oficiais de inteligência ou informação primária e secundária de uma seguradora como parte da Rede de Informações de Nova York.
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