Le travail hybride et à distance devenant la norme, les réunions d'entreprise en ligne font désormais partie de notre vie professionnelle quotidienne. Mais la fatigue de l'écran est réelle, et lorsque les employés consultent leurs calendriers pour voir une journée entière de réunions en ligne consécutives, on comprend pourquoi il peut être difficile de susciter l'enthousiasme ou la participation active de chacun. .
Bien qu'il soit difficile de reproduire l'interaction et les conversations spontanées des réunions en personne dans le monde en ligne, il existe des moyens d'encourager l'engagement et d'exploiter les outils technologiques qui peuvent rendre les réunions en ligne plus productives et efficaces qu'en personne.
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Sur la base de nos leçons apprises en tant qu'entreprise entièrement distante couvrant différents continents, et également fournisseur de technologie pour les réunions et événements virtuels, nous pouvons proposer quelques bonnes pratiques pour rendre les réunions d'entreprise en ligne moins routinières et plus réussies.
1. Caméras allumées, distractions éteintes. La pandémie nous a habitués aux conférences téléphoniques en ligne, mais beaucoup d'entre nous hésitaient encore à allumer nos caméras. Faites-en une politique de l'entreprise de garder les caméras allumées pendant les réunions d'affaires. Il est trop tentant de commencer le "multitâche" si vous savez que les gens ne peuvent pas voir ce que vous faites, qu'il s'agisse de lire des e-mails, des SMS, de regarder Slack ou de regarder des vidéos YouTube et des flux de médias sociaux. Assurez-vous que tout le monde garde sa caméra allumée et demandez-leur de désactiver les appareils ; s'il s'agissait d'une réunion en personne, vous ne laisseriez pas les gens être distraits par leur ordinateur ou leur téléphone, alors indiquez clairement que vous avez besoin du même niveau d'attention de la part de tout le monde. Cela étant dit, pour une réunion interne, vous n'avez pas besoin de recréer un bureau à tout prix, donc les collègues ne doivent pas insister sur ce qu'ils portent ou s'il y a un animal de compagnie qui se promène en arrière-plan ; vous pouvez avoir une excellente réunion productive avec des caméras allumées sans la rendre trop formelle.
2. Ne surchargez pas. Il est tentant lorsque les réunions sont en ligne d'en organiser autant que possible en une journée ou une semaine. Les gens ne voyagent pas ou ne se rendent pas au travail, donc les horaires peuvent être plus ouverts et cela peut être plus facile. pour entasser plus de réunions qu'auparavant sur le calendrier des équipes. Cependant, votre personnel s'épuisera rapidement s'il est simplement en réunion toute la journée. Soyez sensible au fait que les gens ont besoin de pauses déjeuner, de pauses toilettes et de la capacité de se dégourdir les jambes, comme ils le feraient s'ils étaient au bureau. Consultez l'ordre du jour de votre réunion à l'avance et décidez si la réunion est vraiment nécessaire ou si elle peut simplement être traitée dans un e-mail avec l'équipe. Votre équipe appréciera le temps passé dans sa journée et sera mieux préparée et engagée lors de votre prochaine réunion en ligne.
3. Préparez un ordre du jour hermétique. Le simple fait de le lancer dans une réunion en ligne n'est jamais une bonne idée. Il est beaucoup trop facile de perdre l'attention des gens lorsqu'ils ne sont pas assis devant vous si vous n'avez pas une liste bien planifiée et organisée d'éléments à couvrir. Pour les réunions d'équipe plus petites, nous vous recommandons d'affecter un responsable de la réunion qui est responsable de l'ordre du jour de A à Z et dirige l'intégralité de la réunion, puis d'alterner régulièrement ce poste. De cette façon, tout le monde a la possibilité d'organiser une réunion et de préparer des éléments et est chargé de garder les choses sur la bonne voie.
Une façon de structurer une réunion en ligne est d'avoir les petites discussions au début pendant les cinq premières minutes environ. Ceux-ci peuvent être des brise-glace, s'il y a de nouveaux membres dans votre équipe, ou simplement un moyen informel de faire discuter tout le monde avant que le cœur de l'ordre du jour ne commence. Parfois, c'est aussi simple que le directeur de la réunion demandant aux gens de partager leur film ou émission de télévision préféré qu'ils regardent, ou le livre préféré qu'ils ont lu récemment ou la recette qu'ils ont essayée. Une fois que vous êtes au cœur de la réunion, assurez-vous que le responsable de la réunion a prévu à l'avance d'appeler les gens à participer afin que ce ne soit pas une rue de conférences à sens unique, qui peut être difficile à suivre. À la fin de chaque réunion, il devrait y avoir un récapitulatif et des choses à faire claires ainsi qu'une période pour les questions - que les gens interviennent avec eux en vidéo ou les saisissent dans une boîte de discussion. Nous avons également constaté que planifier quelque chose d'amusant à la fin de la réunion est un excellent moyen de maintenir l'engagement des gens jusqu'à la fin. Nous avons demandé aux gens de partager à l'avance un fait amusant sur eux-mêmes avec le directeur de la réunion, puis tout le monde doit deviner qui c'est comme un jeu-questionnaire, ou même demander aux gens de partager leurs photos de bébé et tout le monde doit deviner l'employé.
4. Tirez parti du support en ligne. Bien qu'il y ait des choses difficiles à reproduire à partir de réunions en personne, l'inverse est également vrai, et l'organisation de réunions en ligne via une plate-forme d'engagement vidéo complète permettra à votre équipe d'interagir les unes avec les autres en ligne d'une manière qu'elle ne pourrait pas faire en personne. D'un côté plus fantaisiste, vous pouvez demander à votre équipe de trouver des arrière-plans liés au thème de la réunion et vous pouvez également les encourager à utiliser des emojis - comme des mains levées ou des applaudissements - pour féliciter un collègue ou partager des commentaires instantanés sur quelque chose qu'ils ont apprécié. . Nous avons également intégré avec succès des outils en ligne tels que Miro pour rassembler des idées sur un tableau blanc lors de nos réunions ou Figma pour partager des organigrammes et des diagrammes lors de sessions en petits groupes. Nous avons également utilisé ensemble Notion et Google Suite pour organiser les tâches et les fichiers lors des webinaires et des réunions internes. Préparez à l'avance les outils en ligne que vous souhaitez utiliser au cours d'une session spécifique pour vous assurer que les gens sont prêts à ouvrir ces applications et à s'engager. Des sondages en ligne très brefs immédiatement après les réunions sont un excellent moyen d'obtenir des commentaires sur les sujets abordés pendant la réunion ou même sur le format de la réunion elle-même afin que vous puissiez continuer à trouver des moyens de rendre ces sessions à la fois plus efficaces et engageantes. La possibilité d'enregistrer ces réunions en ligne est également importante car vous pouvez demander aux personnes absentes de les consulter plus tard ou de pointer vers différentes sections pour que votre équipe les examine lorsqu'elles ont besoin de rappels d'éléments d'action, de collaborations ou de présentations de la session en direct. Assurez-vous simplement que l'entreprise utilise une plate-forme d'engagement vidéo qui peut prendre en charge l'intégration de tous ces outils de réunion en ligne collaboratifs.
Les réunions en ligne ne doivent pas nécessairement être synonymes de sieste ou d'écoute distraite, mais elles demandent un peu de créativité et de planification, ainsi que des recherches sur les outils en ligne à votre disposition. Garder vos collègues engagés, interactifs et responsables lors des réunions signifie que vous vous présentez bien préparé avec un ordre du jour bref, des outils en ligne attrayants et quelques plaisanteries, et ils assistent avec des caméras allumées, des appareils éteints et une volonté de participer. Même si et quand nous revenons au travail en personne, je pense que nous constaterons que parfois les réunions en ligne seront un meilleur moyen de garder ces sessions d'équipe efficaces, informatives, interactives et agréables.
