Le lecteur Ann Grace souhaite envoyer des lettres types à ses clients. Elle écrit:
Il y en a, bien que ce ne soit pas une fonctionnalité directement intégrée à l'une ou l'autre des applications. Ceci est possible grâce à la puissance d'AppleScript (ne vous inquiétez pas, je ne vais pas vous demander d'apprendre AppleScript pour effectuer ce travail). Au lieu de cela, je vais vous diriger vers le
Site d'automatisation de Mac OS X
. Vous trouverez ici un
Page AppleScript et pages
qui fournit des instructions sur l'utilisation de l'utilitaire gratuit Pages Data Merge (la page comprend également un lien vers cet utilitaire). Comme son nom l'indique, il vous permet d'intégrer les données trouvées dans une feuille de calcul Numbers dans un document Pages.
Un film sur la page décrit le processus du début à la fin, mais je peux vous donner l'essentiel.
Vous commencez par créer un document Pages qui sert de modèle pour vos documents fusionnés. N'hésitez pas à insérer de vrais ou faux noms, adresses, numéros de téléphone, adresses e-mail, etc. pour le texte d'espace réservé. Ils seront remplacés plus tard par vos données fusionnées. Si le volet Format n'est pas présent, cliquez sur le bouton Format dans la barre d'outils des pages et cliquez sur l'onglet Plus.
Sélectionnez maintenant la première entrée d'espace réservé et dans le menu Format des pages, choisissez
Avancé > Définir comme texte d'espace réservé
. Un champ Balise de script apparaîtra dans le volet Texte à droite. Dans ce champ, saisissez le nom de votre espace réservé : FIRSTNAME, ADDRESS, PHONE, MATENAME ou tout ce qui est le plus approprié. Répétez l'opération pour chaque morceau de texte que vous souhaitez utiliser comme espace réservé.
=
Sélectionnez le texte de l'espace réservé et attribuez-lui une balise de script.
Vous lancez ensuite Numbers et créez une feuille de calcul qui comprend des colonnes pour chaque entrée. (L'en-tête de colonne n'a pas besoin de correspondre aux noms d'espace réservé que vous avez créés.) Sélectionnez maintenant toutes les lignes qui contiennent les données que vous souhaitez fusionner.
Dans Numbers, créez une feuille de calcul qui inclut les données que vous souhaitez fusionner.
Lancez l'application Pages Data Merge et suivez les étapes numérotées. Dans la zone marquée d'un 1, choisissez
Tableau de sélection des nombres
dans le menu contextuel et cliquez sur le bouton Importer. Lorsque vous le faites, les informations de la première colonne du document Nombres apparaîtront dans la zone Éléments d'enregistrement de données.
Sélectionnez le premier élément de la liste (dans mon exemple, vous sélectionneriez
Franc
). Cliquez sur le menu contextuel à côté de la deuxième étape et vous verrez une liste de tous les espaces réservés que vous avez créés dans le document Pages. Sélectionnez celui associé à l'entrée que vous avez surligné à l'étape 1 (dans l'exemple que vou
s choisiriezPRÉNOM
). Lorsque vous effectuez une sélection à la deuxième étape, son nom apparaît sous l'en-tête Balises d'espace réservé affectées à la première étape. Répétez l'opération pour chaque entrée de la liste.
L'application de fusion de données de pages.
À l'étape 5, vous pouvez choisir d'envoyer par courrier électronique une copie de votre document fusionné à vos destinataires. Pour que cela fonctionne, vous devez créer une liste d'adresses e-mail pour vos destinataires dans votre document Numbers (il n'est pas nécessaire d'avoir un espace réservé pour l'e-mail dans le document Pages). Si vous avez l'intention d'envoyer par e-mail les résultats de votre travail, sélectionnez l'adresse e-mail qui apparaît dans la liste à l'étape 1 et, dans le menu contextuel de l'étape 2, choisissez
Attribuer en tant qu'adresse e-mail de destinataire
. La lettre M apparaîtra à droite de l'adresse e-mail sélectionnée indiquant que les adresses de cette colonne seront utilisées comme adresse de destination dans vos messages.
C'est également dans le menu contextuel de l'étape 2 que vous pouvez choisir le nom de vos documents fusionnés. Par défaut, ils sont attribués avec le nom du document des pages suivi d'un numéro—
Pitch-1 non sollicité, Pitch-2 non sollicité,
etc. Mais vous pouvez changer cela. Sélectionnez le nom du destinataire sous la première étape, puis choisissez
Attribuer à utiliser avec le nommage de fichier
à partir de ce menu contextuel. Lorsque vous le faites, le nom du document apparaîtra toujours en premier, mais il sera suivi des données du champ sélectionné—
Pitch-Frank non sollicité
et
Pitch-Doris non sollicité
, par exemple.
À l'étape 3, vous choisissez le format de fichier d'exportation, que vous produisiez un document Pages, Word (crypté ou non), PDF (crypté ou non), ePub ou texte non formaté pour chaque fichier fusionné.
Cliquez sur
Choisissez le dossier d'exportation
à l'étape 4 et sélectionnez une destination pour vos copies fusionnées. Un dossier Pages Data Merge contenant vos documents fusionnés sera créé à cet emplacement.
Et enfin à l'étape facultative 5. Si, comme je l'ai mentionné, vous souhaitez envoyer par courrier électronique des copies de vos documents fusionnés, activez l'option Joindre et saisissez un titre et un message. Comme promis, une copie de votre fichier fusionné sera envoyée aux adresses de ceux figurant dans votre document Numbers.
Enfin, cliquez sur Commencer. Après avoir confirmé que vous souhaitez générer vos fichiers fusionnés, Pages Data Merge commencera à créer et à exporter les copies que vous avez demandées.
Vous avez une question personnelle ? Laissez tomber une ligne à
mac911@macworld.com
.
