Kun hybridi- ja etätyöstä on tulossa normi, online-yrityskokouksista on tullut osa jokapäiväistä työelämäämme. Mutta näytön väsymys on todellista, ja kun työntekijät katsovat kalentereihinsa nähdäkseen koko päivän peräkkäisiä online-kokouksia, on ymmärrettävää, miksi voi olla vaikeaa kerätä innostusta tai aktiivista osallistumista jokaiselle. .
Vaikka henkilökohtaisten tapaamisten vuorovaikutusta ja spontaaneja keskusteluja on vaikea jäljitellä verkkomaailmassa, on olemassa tapoja kannustaa sitoutumista ja hyödyntää teknisiä työkaluja, jotka voivat tehdä verkkokokouksista tuottavampia ja tehokkaampia kuin henkilökohtaiset tapaamiset.
Lue lisää: Mitä huomaat yrityksesi hybridi-etäkäytännön hallinnassa
Oppiemme perusteella, jotka olemme saaneet täysin etäyrityksenä, joka kattaa eri maanosat, ja myös virtuaalisten kokousten ja tapahtumien teknologiatoimittajana, voimme tarjota parhaita käytäntöjä, joiden avulla voimme tehdä online-yrityskokouksista vähemmän torkkua ja menestyä.
1. Kamerat päällä, häiriötekijät pois. Pandemia totutti meidät online-neuvottelupuheluihin, mutta monet meistä välttelivät silti kytkemästä kameraamme päälle. Tee yrityksen käytännöksi pitää kamerat päällä liiketapaamisten aikana. On liian houkuttelevaa aloittaa "monitehtävä", jos tiedät, etteivät ihmiset näe, mitä olet tekemässä – olipa kyseessä sitten sähköpostien, tekstien, Slackin katsominen tai YouTube-videoiden ja sosiaalisen median syötteiden katsominen. Varmista, että kaikki pitävät kameransa päällä ja pyydä heitä mykistämään laitteet. jos kyseessä olisi henkilökohtainen tapaaminen, et antaisi tietokoneidensa tai puhelimen häiritsevän ihmisiä, joten tee selväksi, että tarvitset samantasoista huomiota kaikilta. Sisäistä kokousta varten sinun ei kuitenkaan tarvitse luoda toimistotilaa hinnalla millä hyvänsä, joten kollegoiden ei pitäisi stressata pukeutumisestaan tai siitä, onko taustalla vaeltava lemmikki. voit pitää mahtavan tuottavan kokouksen kamerat päällä tekemättä siitä liian muodollista.
2. Älä ajoita liikaa. Kun kokoukset ovat verkossa, on houkuttelevaa puristaa mahdollisimman monta päivässä tai viikossa – ihmiset eivät ole matkoilla tai matkustamassa töihin, joten aikataulut voivat olla avoimempia ja helpompaa. kerätä kalenteriin enemmän kokouksia kuin ennen. Henkilökuntasi palavat kuitenkin loppuun nopeasti, jos he ovat vain kokouksissa koko päivän. Ole herkkä sille, että ihmiset tarvitsevat lounastaukoja, kylpyhuonetaukoja ja kykyä venytellä jalkojaan, aivan kuten he olisivat toimistossa. Tutustu tapaamisesi esityslistaan etukäteen ja päätä, onko kokous todella tarpeen vai voidaanko se yksinkertaisesti käsitellä sähköpostitse tiimin kanssa. Tiimi arvostaa aikaa takaisin ja on valmistautuneempi ja sitoutuneempi seuraavaan verkkokokoukseen.
3. Valmistele ilmatiivis esityslista. Pelkästään sen siivettäminen verkkokokouksessa ei ole koskaan hyvä idea. On aivan liian helppoa menettää ihmisten huomio, kun he eivät istu edessäsi, jos sinulla ei ole hyvin suunniteltua, järjestettyä luetteloa katettavista esineistä. Pienemmille tiimikokouksille suosittelemme, että nimität kokouspäällikön, joka omistaa esityslistan A:sta Z:hen ja johtaa koko kokousta. Tämän jälkeen tehtävän vaihtaminen säännöllisesti. Näin jokainen saa mahdollisuuden pitää kokouksen ja valmistella asioita, ja heidän tehtävänsä on pitää asiat järjestyksessä.
Yksi tapa järjestää verkkokokous on pitää pienemmät keskustelut alussa noin viiden minuutin ajan. Nämä voivat olla jäänmurtajia, jos tiimiisi tulee uusia jäseniä, tai vain epävirallinen tapa saada kaikki keskustelemaan ennen kuin asialistan ydin alkaa. Joskus se on niin yksinkertaista kuin kokouspäällikkö pyytää ihmisiä jakamaan suosikkielokuvansa tai -televisio-ohjelmansa, äskettäin lukemansa suosikkikirjan tai kokeilemansa reseptin. Kun pääset kokouksen ytimeen, varmista, että kokouspäällikkö on etukäteen suunnitellut kutsuvansa ihmisiä osallistumaan, jotta se ei ole yksisuuntainen luentojen katu, jota voi olla vaikea seurata. Jokaisen kokouksen lopussa tulisi olla yhteenveto ja selkeät tehtävät sekä aika kysymyksille – ovatko ihmiset keskustelua heidän kanssaan videolla tai kirjoittamassa ne chat-ruutuun. Olemme myös havainneet, että kokouksen päätteeksi suunniteltu hauska tapa on loistava tapa pitää ihmiset sitoutuneina loppuun asti. Olemme saaneet ihmiset jakamaan yhden hauskan tosiasian itsestään etukäteen kokouspäällikölle ja sitten jokaisen on arvattava kuka se on kuin triviapeli, tai jopa pyytänyt ihmisiä jakamaan vauvakuvansa ja jokaisen on arvattava työntekijä.
4. Hyödynnä verkkomediaa. Vaikka on asioita, joita on vaikea jäljitellä henkilökohtaisista tapaamisista, päinvastoin on myös totta, ja kokousten järjestäminen verkossa täysin varustetun videositoutumisalustan kautta. antaa tiimisi olla vuorovaikutuksessa keskenään verkossa tavalla, jota he eivät voi tehdä henkilökohtaisesti. Omituisemmalla puolella voit pyytää tiimiäsi etsimään taustoja, jotka liittyvät kokouksen teemaan, ja voit myös rohkaista heitä käyttämään emojia – kuten kädet kohotettuja tai taputuksia – onnittelemaan kollegaa tai antamaan välitöntä palautetta jostakin, josta he nauttivat. . Olemme myös onnistuneesti ottaneet käyttöön verkkotyökaluja, kuten Miro-ideoita taululle yhdessä kokouksissamme tai Figma vuokaavioiden ja kaavioiden jakamiseen keskeneräisten istuntojen aikana. Olemme myös käyttäneet Notionia ja Google Suitea yhdessä tehtävien ja tiedostojen järjestämiseen verkkoseminaarien ja sisäisten kokousten aikana. Valmistele etukäteen, mitä verkkotyökaluja haluat käyttää tietyn istunnon aikana varmistaaksesi, että ihmiset ovat valmiita avaamaan nämä sovellukset ja sitoutumaan. Hyvin lyhyet online-äänestykset välittömästi kokousten jälkeen ovat loistava tapa saada palautetta kokouksen aikana käsitellyistä aiheista tai jopa itse kokouksen muodosta, jotta voit edelleen etsiä tapoja tehdä näistä istunnoista tehokkaampia ja kiinnostavampia. Mahdollisuus tallentaa nämä online-kokoukset on myös tärkeä, koska voit saada ulkona olevia ihmisiä katsomaan niitä myöhemmin tai osoittamaan eri osioita, jotta tiimisi tarkastelee, kun he tarvitsevat muistutuksia toimintokohteista, yhteistyöstä tai esityksistä live-istunnosta. Varmista vain, että yritys käyttää videon sitouttamisalustaa, joka tukee kaikkien näiden yhteiskäyttöisten online-kokoustyökalujen integrointia.
Verkkokokousten ei tarvitse tarkoittaa päiväunia tai hajamielistä kuuntelua, mutta ne vaativat luovuutta ja suunnittelua sekä käytettävissä olevien verkkotyökalujen tutkimista. Kollegoiden pitäminen sitoutuneena, vuorovaikutteisena ja vastuullisena kokouksissa tarkoittaa, että tulet paikalle hyvin valmistautuneena lyhyen esityslistan, mukaansatempaavien verkkotyökalujen ja pilailun kera, ja he ovat mukana kamerat päällä, laitteet pois päältä ja halukkaita osallistumaan. Vaikka palaammekin henkilökohtaiseen työhön, uskon, että joskus online-kokoukset ovat parempi tapa pitää nämä ryhmäistunnot tehokkaina, informatiivisina, interaktiivisina ja nautinnollisina.
