Con el trabajo híbrido y remoto convirtiéndose en la norma, las reuniones de empresa en línea son algo que se ha convertido en parte de nuestra vida laboral cotidiana. Pero la fatiga de la pantalla es real, y cuando los empleados miran sus calendarios para ver un día completo de reuniones en línea consecutivas, es comprensible por qué puede ser difícil reunir entusiasmo o participación activa para cada una. .
Si bien es difícil replicar la interacción y las conversaciones espontáneas de las reuniones en persona en el mundo en línea, existen formas de fomentar la participación y aprovechar las herramientas tecnológicas que pueden hacer que las reuniones en línea sean más productivas y eficientes que en persona.
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Basándonos en nuestras lecciones aprendidas como una empresa totalmente remota que abarca diferentes continentes, y también un proveedor de tecnología para reuniones y eventos virtuales, podemos ofrecer algunas prácticas recomendadas para que las reuniones empresariales en línea sean menos aburridas y más exitosas.
1. Cámaras encendidas, distracciones apagadas. La pandemia nos acostumbró a las conferencias telefónicas en línea, pero muchos de nosotros aún evitamos encender nuestras cámaras. Haga que sea una política de la empresa mantener las cámaras encendidas durante las reuniones de negocios. Es demasiado tentador comenzar a "realizar múltiples tareas" si sabe que las personas no pueden ver lo que está haciendo, ya sea leyendo correos electrónicos, mensajes de texto, mirando Slack o viendo videos de YouTube y redes sociales. Asegúrese de que todos mantengan su cámara encendida y pídales que silencien los dispositivos; si fuera una reunión en persona, no permitiría que las personas se distraigan con sus computadoras o teléfonos, así que deje en claro que necesita el mismo nivel de atención de todos. Dicho esto, para una reunión interna no es necesario recrear un entorno de oficina a toda costa, por lo que los colegas no deben estresarse por lo que llevan puesto o si hay una mascota deambulando en el fondo; puede tener una gran reunión productiva con las cámaras encendidas sin que sea demasiado formal.
2. No programe demasiado. Cuando las reuniones son en línea, es tentador participar en la mayor cantidad posible en un día o una semana: las personas no viajan ni viajan al trabajo, por lo que los horarios pueden ser más abiertos y puede ser más fácil. abarrotar más reuniones que antes en el calendario en todos los equipos. Sin embargo, su personal se agotará rápidamente si solo está en reuniones todo el día. Sea sensible al hecho de que las personas necesitan descansos para almorzar, descansos para ir al baño y la capacidad de estirar las piernas, tal como lo harían si estuvieran en la oficina. Revise la agenda de su reunión con anticipación y decida si la reunión es realmente necesaria o si simplemente se puede manejar en un correo electrónico con el equipo. Su equipo apreciará el tiempo de su día y estará más preparado y comprometido en su próxima reunión en línea.
3. Prepare una agenda hermética. Simplemente improvisar en una reunión en línea nunca es una buena idea. Es demasiado fácil perder la atención de las personas cuando no están sentadas frente a usted si no tiene una lista bien planificada y organizada de elementos para cubrir. Para reuniones de equipos más pequeños, recomendamos asignar un director de reuniones que se encargue de la agenda de la A a la Z y dirija toda la reunión, y luego rotar ese puesto con regularidad. De esta manera, todos tienen la oportunidad de organizar una reunión y preparar elementos y se encargan de mantener las cosas en orden.
Una forma de estructurar una reunión en línea es tener conversaciones más pequeñas al principio durante los primeros cinco minutos más o menos. Estos podrían ser para romper el hielo, si hay nuevos miembros en su equipo, o simplemente una forma informal de hacer que todos conversen antes de que comience el núcleo de la agenda. A veces es tan simple como que el director de reuniones pida a las personas que compartan su película o programa de televisión favorito que están viendo, o el libro favorito que leyeron recientemente o la receta que probaron. Una vez que llegue al corazón de la reunión, asegúrese de que el director de la reunión haya planeado con anticipación invitar a las personas a participar para que no sea una calle de conferencias de un solo sentido, en la que puede ser difícil mantenerse en sintonía. Al final de cada reunión debe haber una recapitulación y tareas claras, así como un período para preguntas, ya sea que las personas participen en un video o las ingresen en un cuadro de chat. También descubrimos que tener algo divertido planeado al final de la reunión es una excelente manera de mantener a las personas comprometidas hasta el final. Hemos tenido personas que han compartido un dato divertido sobre sí mismos con anticipación con el director de reuniones y luego todos tienen que adivinar quién es como un juego de trivia, o incluso les hemos pedido a las personas que compartan sus fotos de bebés y todos tienen que adivinar quién es el empleado.
4. Aproveche el medio en línea. Si bien hay cosas que son difíciles de replicar de las reuniones en persona, lo contrario también es cierto y organice reuniones en línea a través de una plataforma de participación de video con todas las funciones. permitirá que su equipo interactúe entre sí en línea de una manera que no podría hacerlo en persona. En un lado más caprichoso, puede pedirle a su equipo que busque fondos que se relacionen con el tema de la reunión y también puede alentarlos a utilizar emojis, como manos levantadas o aplausos, para felicitar a un colega o compartir comentarios instantáneos sobre algo que disfrutaron. . También incorporamos con éxito herramientas en línea como Miro para incluir ideas en la pizarra todos juntos durante nuestras reuniones o Figma para compartir diagramas de flujo y diagramas entre nosotros durante las sesiones de grupo. También usamos Notion y Google Suite juntos para organizar tareas y archivos durante seminarios web y reuniones internas. Prepare con anticipación qué herramientas en línea desea usar durante una sesión específica para asegurarse de que las personas estén listas para abrir estas aplicaciones y participar. Las encuestas en línea muy breves inmediatamente después de las reuniones son una excelente manera de obtener comentarios sobre los temas tratados durante la reunión o incluso el formato de la reunión en sí para que pueda continuar encontrando formas de hacer que estas sesiones sean más eficientes y atractivas. La capacidad de grabar estas reuniones en línea también es importante, ya que puede hacer que las personas que están fuera las vean más tarde o señalen diferentes secciones para que su equipo las revise cuando necesiten recordatorios de elementos de acción, colaboraciones o presentaciones de la sesión en vivo. Solo asegúrese de que la empresa esté utilizando una plataforma de participación de video que pueda admitir la integración de todas estas herramientas colaborativas de reuniones en línea.
Las reuniones en línea no tienen por qué significar una siesta o una escucha distraída, pero requieren un poco de creatividad y planificación, así como la investigación de las herramientas en línea a su disposición. Mantener a sus colegas comprometidos, interactivos y responsables en las reuniones significa que se presenta bien preparado con una agenda breve, herramientas en línea atractivas y algunas bromas, y asisten con las cámaras encendidas, los dispositivos apagados y dispuestos a participar. Incluso si volvemos al trabajo en persona, creo que a veces las reuniones en línea serán una mejor manera de mantener estas sesiones de equipo eficientes, informativas, interactivas y agradables.
