El Distrito de Administración del Agua del Sur de Florida (SFWMD) es una agencia gubernamental regional que administra los recursos hídricos en la mitad sur de Florida, incluidos dieciséis condados desde Orlando hasta los Cayos de Florida y nueve millones de residentes.
Infosys Public Services, una subsidiaria de Infosys con sede en EE. UU., ayuda a las organizaciones no gubernamentales federales, estatales y locales a estar más conectadas y ser más ágiles mediante la renovación de los sistemas existentes y la creación de nuevas capacidades digitales.
A pesar de una pandemia mundial y un huracán que se avecina, las dos empresas actualizaron con éxito el sistema SAP heredado de la agencia.
Una historia familiar de obsolescencia de software
La historia del Distrito de Administración del Agua del Sur de la Florida ciertamente no es única. SAP ERP Central Component (ECC) fue el producto insignia de SAP antes de 2015. Era una colección de módulos que cubría la gama de aplicaciones comerciales, desde logística hasta finanzas y recursos humanos. Todos los módulos fueron personalizados y vinculados a través de la base de datos de su elección. ¡SFWMD ejecutó la base de datos de Oracle en Solaris, con la última actualización importante realizada en 2009!
Como probablemente pueda adivinar, todo el sistema tuvo un impacto cada vez peor en las operaciones comerciales. A medida que aumentaron los datos, la base de datos creció y la degradación del rendimiento llegó a un punto en el que estaba afectando negativamente al negocio.
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Entonces llegó la tormenta perfecta para forzar el cambio. SAP tiene el mandato de eliminar gradualmente todos los sistemas ECC para 2027, y el acuerdo de licencia con Oracle estaba por vencer y su renovación tenía un alto costo.
Estableciendo una nueva base para construir el futuro
SAP S/4HANA se lanzó en 2015. Para aquellos que no están familiarizados con el mundo de SAP, S/4HANA se ejecuta en HANA, que es una base de datos en memoria. Destinado inicialmente a data mart y almacenamiento de datos, ahora es una plataforma de datos todo en uno que gestiona el desarrollo analítico, transaccional y de aplicaciones. Esta migración permitió a SFWMD deshacerse de la base de datos de Oracle y los costos de licencia inminentes y la transición de Solaris a Linux.
SAP S/4HANA está diseñado para manejar problemas más complejos y administrar más datos que SAP ECC. SAP S/4HANA se puede ejecutar en las instalaciones y en la nube. El Distrito de Administración del Agua del Sur de la Florida optó por permanecer en las instalaciones, al menos como un primer paso.
Con la infraestructura de base de datos informática en memoria de HANA, los analistas no tienen que perder el tiempo cargando o reescribiendo datos. Los desarrolladores pueden crear y ejecutar aplicaciones personalizadas sobre HANA.
Para aquellos de ustedes que se relacionan muy de cerca con esta situación, tenga en cuenta que SAP planea finalizar su soporte de mantenimiento estándar para SAP ECC en 2027, lo que requerirá la transición.
Hacer el cambio con una interrupción mínima
Para la mayoría de las empresas, la migración de ECC a SAP S/4HANA es una tarea costosa y prolongada, que a menudo dura años. SAP presentó SFWMD a Infosys Public Services (IPS) en 2018. IPS evaluó cómo completar la migración de ECC a SAP S/4HANA sin tiempo de inactividad para la empresa.
La agencia firmó el contrato a principios de 2020 luego de demoras causadas por restricciones presupuestarias. El programa se lanzó oficialmente en junio de 2020 y se completó en julio de 2021.
Infosys tiene una amplia experiencia con migraciones similares y ha desarrollado un conjunto de activos que detallan el impacto de la migración y reducen el esfuerzo de migración.
Dado que SAP no ofrece herramientas para abordar las necesidades de configuración de clientes individuales, Infosys desarrolló dos herramientas principales para acelerar la migración: Infosys HANA Code Migration & Optimization (CMO) e Infosys S/4Assist. IPS aprovechó estas herramientas para el programa de migración SAP S/4 HANA de SFWMD.
CMO analiza el impacto de la migración a la base de datos de HANA o las simplificaciones de SAP S/4HANA en el código personalizado y recomienda la corrección de cualquier error identificado. La herramienta puede remediar algunos errores automáticamente, mientras que otros se resaltan para la remediación manual. Además de la remediación, CMO también puede optimizar el rendimiento del código personalizado para garantizar que aproveche todos los beneficios de la base de datos HANA y SAP S/4HANA.
Algunos clientes aún no han visto el caso comercial para la adopción de SAP S/4HANA. IPS ha visto clientes reacios incluso a evaluar el entorno existente en preparación para la conversión. Por supuesto, esto cambiará a medida que desaparezca el soporte para SAP ECC en 2027.
Infosys S/4Assist proporciona una comprensión detallada de la situación actual, el alcance del esfuerzo de migración y el caso comercial. Esta herramienta reduce el esfuerzo típico de evaluación de 2 a 8 semanas a 4 a 6 días.
La información recopilada de la herramienta detalla las funciones de SAP S/4HANA requeridas, junto con recomendaciones adaptadas a los procesos comerciales y las tareas afectadas por la migración, incluidas las oportunidades para mejorar las operaciones mediante la adopción de innovaciones.
Cuando hablé con Dinesh Rao, vicepresidente ejecutivo y director global de servicios de aplicaciones empresariales de Infosys, dijo: “Estas herramientas y la asociación de Infosys con SAP son los diferenciadores clave que nos han permitido ejecutar con éxito los programas SAP S/4 HANA para organizaciones. en diferentes sectores.”
Terminando
SFWMD migró a la plataforma HANA sin interrumpir los procesos comerciales existentes mientras mejoraba la productividad de los empleados.
Justo cuando comenzó el esfuerzo de migración, Covid-19 asomó su fea cabeza, lo que resultó en que todo el programa se realizara de forma remota sin un solo empleado de IPS en Florida.
También puede recordar que en julio de 2021, el huracán Elsa azotaba la costa de Florida. IPS propuso un fin de semana de tres días para realizar el cambio de sistemas. El Distrito de Administración del Agua del Sur de la Florida se estaba preparando para la emergencia de cerrar toda la instalación y las operaciones de campo. IPS enfrentó el desafío de pasar al nuevo sistema antes de que llegara el huracán o esperar meses después. IPS pasó con éxito al nuevo sistema antes de que llegara el huracán. Todo hecho de forma remota. ¡Encuentro esto increíble!
Hablé con Ronda Albert, Jefa de la Oficina de TI, Distrito de Administración del Agua del Sur de la Florida y ella mencionó que el Distrito de Administración del Agua del Sur de la Florida ha visto un tremendo valor en la migración. “Los procesos comerciales se han optimizado significativamente y las experiencias de los usuarios han mejorado con las aplicaciones comerciales desarrolladas con SAP Fiori”, dijo Ronda. SAP Fiori es un sistema de diseño que permite a los clientes crear y personalizar aplicaciones comerciales rápidamente.
Pero con estas historias, siempre pido resultados cuantificables. Ronda compartió que “la agencia está viendo los tiempos del ciclo de gestión de datos reducidos en un 70 por ciento con SAP S/4HANA. El procesamiento en memoria probado por SAP S/4HANA ha resultado en una mejora promedio del 10 % en los tiempos de respuesta de las aplicaciones y, en algunos casos, en más del 90 %. Con la nueva actualización, los empleados pueden ejecutar transacciones rápidamente y cambiar el enfoque a tareas de mayor valor, lo que resulta en un aumento continuo de la productividad”.
Pero lo más importante, la transformación ha establecido una base sólida para el Distrito de Administración del Agua del Sur de la Florida. Será más fácil para el Distrito de Administración del Agua del Sur de la Florida mejorar las capacidades comerciales en el futuro y mejorar aún más la prestación de servicios para sus residentes.
Nota: Los escritores y editores de Moor Insights & Strategy pueden haber contribuido a este artículo.
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