On July 19, 2021, the New York Department of Financial Services (DFS) issued Circular Letters 6 and 7 (2021) (Circular Letters) setting forth DFS’s expectations for all New York-authorized insurers in planning and preparing for, and responding to, disasters that could affect the insurer’s ability to continue doing business and servicing customers in New York State.Las cartas circulares requieren que todas las aseguradoras autorizadas de Nueva York se sometan a DFS antes del 8 de octubre de 2021, un plan de respuesta a desastres, una respuesta al cuestionario del plan de respuesta a desastres y una respuesta al cuestionario de plan de continuidad comercial.Se emitieron cartas circulares separadas para la propiedad/accidente y las aseguradoras de vida y salud.Las aseguradoras de propiedad/víctimas que escribieron ciertas líneas de negocios en Nueva York en 2020 también deben responder a una encuesta de datos previas al desastre antes del 20 de agosto de 2021.Las copias de los cuestionarios e instrucciones para enviar la información solicitada están disponibles aquí.
Las cartas circulares siguen a las cartas de la industria de marzo 2020 en las que DFS recordó a todas las instituciones reguladas por DFS sus obligaciones de mantener planes de preparación para desastres y solicitaron la seguridad de que todas las entidades reguladas tienen planes de preparación para abordar el riesgo operativo, y están identificando, monitoreando y administrando elRiesgo financiero, planteado por la pandemia Covid-19.Las letras circulares derogan y reemplazan las letras circulares DFS 5 y 6 (2019), que también abordaron los requisitos de planificación, preparación y respuesta para desastres para las aseguradoras autorizadas por Nueva York.
Las cartas circulares indican que DFS espera que todas las aseguradoras autorizadas de Nueva York establezcan y mantengan la continuidad del negocio y los planes de recuperación de desastres que cumplan con los estándares especificados (discutidos a continuación).Las letras circulares reconocen que "el tamaño, las líneas de negocios y la estructura corporativa varemos" entre las aseguradoras y, por lo tanto, "los planes de continuidad empresarial y respuesta a desastres deben ser apropiados para la naturaleza, la escala y la complejidad de la [aseguradora] y la aseguradora y lanegocio que escribe o realiza."Las aseguradoras que forman parte de un grupo pueden estar cubiertas por una continuidad comercial o un plan de respuesta a desastres establecido por otro miembro del grupo, pero las aseguradoras deben estar preparadas para demostrar a DFS que el plan de grupo proporciona las necesidades de la aseguradora y sus clientes.Si "en el juicio de DFS", el plan, tal como se aplica a la aseguradora, es inadecuado, entonces DFS puede pedirle al asegurador que establezca su propia continuidad comercial o plan de respuesta a desastres.En todos los eventos, los planes de continuidad comercial y recuperación de desastres de una aseguradora deben ser revisados y aprobados al menos anualmente por la junta directiva de la aseguradora o el miembro del grupo (según corresponda), o un comité apropiado (u otro organismo rector).
DFS también espera que las aseguradoras realicen al menos anualmente (a) un análisis de impacto comercial para predecir las consecuencias de la interrupción de cualquier función y proceso comercial como resultado de un desastre y recopilar información necesaria para desarrollar estrategias de recuperación, y (b) un riesgo-Análisis basado de su capacidad para ayudar a los clientes en el estado de Nueva York afectados por un desastre que ocurre en cualquier parte del mundo, incluso en el estado de Nueva York..Los resultados de estas revisiones deben usarse para actualizar la continuidad del negocio y los planes de recuperación de desastres según sea necesario.
Planes de continuidad del negocio
El análisis de impacto comercial que respalda el plan de continuidad del negocio debe identificar los impactos operativos y financieros de la interrupción de las funciones y procesos comerciales y debe considerar lo siguiente, como mínimo, como relevante: (a) el punto en el tiempo en que una interrupción comercial lo haríatener un mayor impacto, como una temporada en particular o fin de mes o trimestre;(b) la cantidad de tiempo antes del cual la interrupción comercial tendría un impacto operativo o financiero;(c) el impacto operativo y financiero del daño físico a los edificios;daños o desglose de maquinaria, sistemas o equipos;acceso restringido a un sitio o edificio;una interrupción de utilidad;daño o pérdida o corrupción de la tecnología de la información;y absentismo de empleados esenciales;(d) recursos necesarios para que la empresa continúe funcionando en diferentes niveles de interrupción;y (e) potencial de insatisfacción o deserción por parte de los asegurados (o propietarios de políticas para las políticas de vida), titulares de contratos, asegurados (o anualizantes, beneficiarios y beneficiarios para las políticas de vida) y proveedores de servicios de salud (colectivamente, "clientes").
Las cartas circulares establecen que un plan de continuidad comercial debe, como mínimo, abordar los siguientes elementos, como relevantes:
Las cartas circulares señalan que las aseguradoras ubicadas en el mismo área geográfica pueden encontrar rentable agrupar sus recursos y establecer instalaciones compartidas, como sitios de trabajo alternativos compartidos, en caso de que sus funciones y procesos comerciales se interrumpan como resultado de undesastre.DFS fomenta este tipo de enfoque cooperativo, siempre que (a) las aseguradoras mantengan gestión y operaciones separadas;(b) las aseguradoras no divulgan la información confidencial del cliente sin el consentimiento apropiado;y (c) las aseguradoras mantienen registros de cumplimiento de la ley de Nueva York.
Planes de recuperación de desastres
Las letras circulares establecen que un plan de respuesta a desastres debe, como mínimo, abordar los siguientes elementos, como relevantes:
Encuesta previa al desastre para aseguradoras de propiedad/víctima
Las aseguradoras autorizadas de Nueva York que informaron una prima escrita directa de Nueva York en la página 19 de su declaración anual de 2020 para cualquiera de las siguientes líneas de negocios se requieren para completar una encuesta de datos previa al desastre antes del 20 de agosto de 2021:
1 Fire
2.1 Allied Lines
2.2 Multiple Peril Crop
2.3 Federal Flood
3 Farmowners Multiple Peril
4 Homeowners Multiple Peril
5.1 Commercial Multiple Peril (Non-Liability Portion)
12 Earthquake
21.1 Private Passenger Auto Physical Damage
21.2 daños físicos automáticos comerciales
La encuesta solicita la cantidad de seguro (exposición bruta, no primas) y pólizas vigentes, y para el seguro de automóviles de líneas comerciales y personales, el número de vehículos cubiertos por un seguro integral y el número de pólizas vigentes, para cada condado en Nueva YorkExpresar.Circular Carta 6 establece que esta información se solicita porque la industria de seguros se ha identificado como un recurso clave para proporcionar evaluaciones tempranas después de un desastre y que DFS utilizará la información para determinar qué aseguradoras son los mayores escritores de seguros en cada condado de Nueva York, por lo queque DFS sabe con qué aseguradoras contactar en caso de un desastre.
Las cartas circulares también describen los pasos que deben tomarse después de un desastre, incluida la participación de enlaces de desastre en el plan de respuesta a desastres del estado de Nueva York y los informes posteriores al desastre;emisión de licencias de ajustador independiente temporal para negocios de propiedad/víctimas;Requisitos de informes cuando las aseguradoras activan o tienen la intención de activar, un deducible de huracán o tormenta de viento;y la designación de los oficiales de inteligencia o información primaria y secundaria de una aseguradora como parte de la Red de Información de Nueva York.
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