Vzhledem k tomu, že se hybridní a vzdálená práce stává normou, jsou online firemní schůzky něčím, co se stalo součástí našeho každodenního pracovního života. Ale únava obrazovky je skutečná, a když se zaměstnanci podívají do kalendáře, aby viděli celý den návazných online schůzek, je pochopitelné, proč může být těžké shromáždit nadšení nebo aktivní účast na každém z nich. .
I když je těžké napodobit interakci a spontánní konverzace osobních schůzek v online světě, existují způsoby, jak podpořit zapojení a využít technické nástroje, díky kterým jsou online schůzky produktivnější a efektivnější než osobní.
Přečtěte si více: Co přehlížíte při správě hybridních vzdálených zásad vaší společnosti
Na základě našich zkušeností, které jsme získali jako plně vzdálená společnost pokrývající různé kontinenty a také jako poskytovatel technologií pro virtuální schůzky a akce, můžeme nabídnout některé osvědčené postupy, díky kterým budou online firemní schůzky méně odložené a budou mít větší úspěch.
1. Kamery zapnuté, rozptýlení vypnuto. Pandemie nás zvykla na online konferenční hovory, ale mnozí z nás se stále vyhýbali zapnutí kamer. Udělejte si firemní politiku, aby byly kamery během obchodních jednání zapnuté. Je příliš lákavé začít s „multitaskingem“, pokud víte, že lidé nevidí, co děláte – ať už jde o čtení e-mailů, textových zpráv, prohlížení Slacku nebo sledování videí na YouTube a sociálních sítí. Ujistěte se, že všichni mají zapnutou kameru, a požádejte je, aby ztlumili zařízení; pokud by šlo o osobní schůzku, nedovolili byste lidem, aby byli rozptylováni svými počítači nebo telefony, takže dejte jasně najevo, že stejnou úroveň pozornosti od všech potřebujete. Jak již bylo řečeno, na interní schůzce nemusíte za každou cenu přetvářet kancelářské prostředí, takže by se kolegové neměli stresovat tím, co mají na sobě nebo jestli se v pozadí nepotuluje domácí mazlíček; můžete mít skvělé produktivní setkání se zapnutými kamerami, aniž by to bylo příliš formální.
2. Nepřeplánujte. Když jsou schůzky online, je lákavé jich za den nebo týden vtěsnat co nejvíce – lidé necestují ani nedojíždějí do práce, takže plány mohou být otevřenější a může to být jednodušší nacpat více schůzek než dříve v kalendáři napříč týmy. Vaši zaměstnanci však rychle vyhoří, pokud budou celý den jen na schůzkách. Buďte citliví na skutečnost, že lidé potřebují přestávky na oběd, přestávky v koupelně a schopnost protáhnout si nohy, stejně jako by byli v kanceláři. Předem si prohlédněte agendu schůzky a rozhodněte se, zda je schůzka skutečně potřebná, nebo zda ji lze jednoduše vyřídit e-mailem s týmem. Váš tým ocení čas zpětně a bude lépe připraven a zapojen na vaší příští online schůzce.
3. Připravte si neprodyšnou agendu. Pouhé prohození na online schůzce není nikdy dobrý nápad. Je příliš snadné ztratit pozornost lidí, když nesedí před vámi, pokud nemáte dobře naplánovaný a organizovaný seznam položek, které je třeba pokrýt. Pro menší týmové porady doporučujeme přidělit vedoucího poradce, který vlastní agendu od A do Z a řídí celou poradu, a pak tuto pozici pravidelně střídat. Tímto způsobem každý dostane příležitost zorganizovat schůzku a připravit věci a je povinen udržovat věci na správném místě.
Jedním ze způsobů, jak strukturovat online schůzku, je mít na začátku menší rozhovory po dobu prvních pěti minut. Mohou to být ledoborce, pokud jsou ve vašem týmu noví členové, nebo jen neformální způsob, jak si všichni popovídat, než začne jádro programu. Někdy je to tak jednoduché, jako když vedoucí porady požádá lidi, aby se podělili o svůj oblíbený film nebo televizní pořad, na který se zrovna ptají, nebo oblíbenou knihu, kterou nedávno četli, nebo recept, který vyzkoušeli. Jakmile se dostanete k jádru schůzky, ujistěte se, že vedoucí schůzky předem naplánoval pozvání lidí k účasti, aby to nebyla jednosměrná ulice přednášek, na které může být těžké zůstat naladěni. Na konci každé schůzky by měla být rekapitulace a jasné, co udělat, stejně jako období pro otázky – ať už se s nimi lidé připojují na videu nebo je zadávají do chatovacího pole. Zjistili jsme také, že když si na konci schůzky naplánujete něco zábavného, je to skvělý způsob, jak udržet lidi v zapojení až do konce. Požádali jsme lidi, aby o sobě předem sdělili jeden zábavný fakt s vedoucím porady a pak každý musel uhodnout, kdo to je jako trivia hra, nebo dokonce požádali lidi, aby se podělili o své obrázky dětí, a každý musí uhodnout zaměstnance.
4. Využijte výhody online média. I když jsou věci, které je těžké napodobit z osobních schůzek, platí to i obráceně a pořádání schůzek online prostřednictvím plnohodnotné platformy pro zapojení videa umožní vašemu týmu vzájemnou interakci online způsobem, který by nemohl dělat osobně. Na druhou stranu můžete svůj tým požádat, aby našel pozadí, které se hodí k tématu schůzky, a také je můžete povzbudit, aby používali emotikony – například zvednuté ruce nebo tlesknutí – k blahopřání kolegovi nebo sdílení okamžité zpětné vazby k něčemu, co se jim líbilo. . Úspěšně jsme také zavedli online nástroje, jako je Miro, abychom mohli na našich schůzkách prezentovat nápady, nebo Figma pro vzájemné sdílení vývojových diagramů a diagramů během dílčích relací. Také jsme společně používali Notion a Google Suite k organizaci úkolů a souborů během webinářů a interních schůzek. Připravte si předem, jaké online nástroje chcete během konkrétní relace použít, abyste se ujistili, že jsou lidé připraveni otevřít tyto aplikace a zapojit se. Velmi stručné online ankety bezprostředně po schůzkách jsou skvělým způsobem, jak získat zpětnou vazbu o tématech probíraných během schůzky nebo dokonce o formátu samotné schůzky, takže můžete pokračovat v hledání způsobů, jak tato sezení zefektivnit a zaujmout. Schopnost zaznamenávat tyto online schůzky je také důležitá, protože lidé, kteří jsou venku, si je mohou později prohlédnout nebo ukázat na různé sekce, aby váš tým zkontroloval, když potřebují připomenutí úkolů, spolupráce nebo prezentací z živé relace. Jen se ujistěte, že společnost používá platformu pro zapojení videa, která může podporovat integraci všech těchto nástrojů pro online schůzky pro spolupráci.
Online schůzky nemusí znamenat spánek nebo rozptýlené poslouchání, ale vyžadují určitou kreativitu a plánování a také průzkum online nástrojů, které máte k dispozici. Udržet své kolegy na schůzkách zapojené, interaktivní a zodpovědné znamená, že se dostavíte dobře připraveni se stručným programem, poutavými online nástroji a trochou žertování, a oni se účastní se zapnutými kamerami, vypnutými zařízeními a ochotou se zúčastnit. I když a když se vrátíme k osobní práci, myslím, že zjistíme, že někdy budou online schůzky lepším způsobem, jak udržet tyto týmové sezení efektivní, informativní, interaktivní a zábavné.
