С хибридната и дистанционна работа, която се превръща в норма, онлайн фирмените срещи са нещо, което се превърна в част от ежедневието ни на работа. Но умората от екрана е реална и когато служителите гледат календарите си, за да видят цял ден от последователни онлайн срещи, е разбираемо защо може да е трудно да се събере ентусиазъм или активно участие за всяка от тях .
Въпреки че е трудно да се повторят взаимодействието и спонтанните разговори на личните срещи в онлайн света, има начини да се насърчи ангажираността и да се използват техническите инструменти, които могат да направят онлайн срещите по-продуктивни и ефективни от личните.
Прочетете повече: Какво пренебрегвате при управлението на хибридната отдалечена политика на вашата компания
Въз основа на нашите уроци, научени като напълно отдалечена компания, обхващаща различни континенти, а също и доставчик на технологии за виртуални срещи и събития, ние можем да предложим някои най-добри практики, за да направим онлайн фирмените срещи по-малко отлагателни, а по-успешни.
1. Камерите включени, разсейващите фактори изключени. Пандемията ни свикна с онлайн конферентни разговори, но много от нас все още избягваха да включват камерите си. Направете политика на компанията да държи камерите включени по време на бизнес срещи. Твърде изкушаващо е да започнете „мултитаскинг“, ако знаете, че хората не могат да видят какво правите – независимо дали това е четене на имейли, текстови съобщения, разглеждане на Slack или разглеждане на видеоклипове в YouTube и емисии в социалните медии. Уверете се, че всеки държи камерата си включена и ги помолете да заглушат устройствата; ако беше лична среща, не бихте позволили на хората да бъдат разсейвани от своите компютри или телефони, така че изяснете, че имате нужда от същото ниво на внимание от всички. Като се има предвид това, за вътрешна среща не е нужно да пресъздавате офис обстановка на всяка цена, така че колегите не трябва да се тревожат за това какво носят или дали има домашен любимец, който се скита на заден план; можете да проведете страхотна продуктивна среща с включени камери, без да е прекалено официална.
2. Не прекалявайте с графика. Изкушаващо е, когато срещите са онлайн, да съберете колкото се може повече за един ден или седмица – хората не пътуват или пътуват до работа, така че графиците може да са по-отворени и може да е по-лесно да натъпчете повече срещи от преди в календара на екипите. Вашият персонал обаче ще изгори бързо, ако е само на срещи по цял ден. Бъдете чувствителни към факта, че хората се нуждаят от обедни почивки, почивки за тоалетна и възможността да изпънат краката си, точно както биха направили, ако бяха в офиса. Прегледайте дневния ред за вашата среща предварително и решете дали срещата е наистина необходима или може просто да се обработи в имейл с екипа. Вашият екип ще оцени времето назад в деня си и ще бъде по-подготвен и ангажиран на следващата ви онлайн среща.
3. Подгответе херметичен дневен ред. Никога не е добра идея просто да го преместите в онлайн среща. Прекалено лесно е да загубите вниманието на хората, когато не седят пред вас, ако нямате добре планиран, организиран списък с елементи, които да покриете. За срещи на по-малък екип препоръчваме да назначите главен отговорник за срещите, който да притежава дневния ред от А до Я и да ръководи цялата среща, а след това редовно да ротирате тази позиция. По този начин всеки получава шанс да проведе среща и да подготви елементи и е натоварен да поддържа нещата по правилния път.
Един от начините за структуриране на онлайн среща е да проведете по-малките разговори в началото за първите пет минути. Това може да са разбивачи на леда, ако има нови членове в екипа ви, или просто неформален начин да накарате всички да си говорят, преди да започне основната част от дневния ред. Понякога е толкова просто, колкото ръководителят на срещата да помоли хората да споделят любимия си филм или телевизионно предаване, което гледат, или любима книга, която са чели наскоро, или рецепта, която са опитали. След като стигнете до сърцевината на срещата, уверете се, че главният служител на срещата е планирал предварително да покани хората да участват, така че да не е еднопосочна улица от лекции, която може да бъде трудно да се следи. В края на всяка среща трябва да има обобщение и ясно какво да правите, както и период за въпроси – независимо дали хората се свързват с тях на видео или ги въвеждат в поле за чат. Също така открихме, че организирането на нещо забавно в края на срещата е чудесен начин да задържате хората ангажирани до края. Накарахме хората да споделят един забавен факт за себе си предварително с главния служител по срещите и след това всеки трябваше да отгатне кой е като игра с любопитни факти или дори да помоли хората да споделят снимките на бебетата си и всеки трябва да познае служителя.
4. Възползвайте се от онлайн средата. Въпреки че има неща, които е трудно да се възпроизведат от лични срещи, обратното също е вярно и провеждането на срещи онлайн чрез пълнофункционална платформа за видео ангажиране ще позволи на вашия екип да взаимодейства помежду си онлайн по начин, който не би могъл да направи лично. От по-причудлива страна можете да помолите екипа си да намери фонове, които са свързани с темата на срещата, и можете също да ги насърчите да използват емотикони – като вдигнати ръце или пляскане – за да поздравят колега или да споделят незабавна обратна връзка за нещо, което им е харесало . Също така успешно внедрихме онлайн инструменти като Miro, за да представим всички идеи на бяла дъска по време на нашите срещи или Figma, за да споделяме блок-схеми и диаграми помежду си по време на сесии. Също така използвахме Notion и Google Suite заедно, за да организираме задачи и файлове по време на уеб семинари и вътрешни срещи. Подгответе предварително какви онлайн инструменти искате да използвате по време на конкретна сесия, за да сте сигурни, че хората са готови да отворят тези приложения и да се ангажират. Много кратките онлайн анкети непосредствено след срещите са чудесен начин да получите обратна връзка относно темите, обхванати по време на срещата, или дори за формата на самата среща, така че да можете да продължите да намирате начини да направите тези сесии едновременно по-ефективни и ангажиращи. Възможността за записване на тези онлайн срещи също е важна, тъй като можете да накарате хората, които са навън, да ги видят по-късно или да посочат към различни секции, за да може екипът ви да прегледа, когато имат нужда от напомняния за елементи за действие, сътрудничество или презентации от сесията на живо. Просто се уверете, че компанията използва платформа за видео ангажиране, която може да поддържа интегрирането на всички тези инструменти за съвместна онлайн среща.
Онлайн срещите не трябва да означават време за сън или разсеяно слушане, но те изискват малко креативност и планиране, както и проучване на онлайн инструментите, с които разполагате. Поддържането на вашите колеги ангажирани, интерактивни и отговорни на срещите означава, че се появявате добре подготвени с кратък дневен ред, ангажиращи онлайн инструменти и малко закачки, а те присъстват с включени камери, изключени устройства и желание да участват. Дори ако и когато се върнем към лична работа, мисля, че ще открием, че понякога онлайн срещите ще бъдат по-добър начин тези екипни сесии да бъдат ефективни, информативни, интерактивни и приятни.
