4 причини, поради които всеки офис се нуждае от добре изработена система за вътрешно картографиране.
Навигирането в модерната офис сграда може да се почувства като участие в особено неуловим лов на чистачи. Коя конферентна зала? Втори или трети етаж? Това ли е този с удобните възглавници или абсурдно дългата маса? Всички сме били там - и вероятно сме се появили късно.
Достатъчно е да се каже, че повечето офис сгради не са проектирани с мисъл за лесна навигация. Всъщност проучване на работното място на Steelcase установи, че 40% от служителите губят до 30 минути на ден в търсене на място за срещи. И това беше преди Covid-19.
С приливите и отливите на пандемията нашето периодично връщане на работното място може да се почувства направо дезориентиращо. Хибридната работа остави все по-голям брой служители без специална работна станция, вместо това променяйки местоположенията си всеки път, когато идват в офиса. Ново бюро, нов под, нови логистични предизвикателства.
Никой не иска хората да губят време, обикаляйки залите в търсене на работно място. За да бъде успешен, хибридният работен модел трябва да бъде обмислено и професионално управляван. Независимо дали хората са нови в офиса, посещават колеги в друг кампус или просто търсят отворена зала за срещи, добрата система за ориентиране позволява плавно връщане и може да помогне на компаниите да избегнат загуби на производителност.
Правилното решение за вътрешно картографиране може да има видимо положително въздействие върху представянето на вашата компания. Ето само няколко причини, поради които всяка организация трябва да отделя качествено време за навигиране в новото лично изживяване на работното място.
1) Ще подобрите производителността на служителите
Намерете и резервирайте близка стая за срещи или бюро
В новото хибридно работно място сътрудничеството ще бъде основната причина служителите да идват в офиса. За да се възползват максимално от времето си, хората ще имат нужда от способността бързо да намират и резервират място за срещи.
Интерактивните вътрешни карти предоставят повече от просто карта – те действат като цялостно решение за намиране и резервиране на точната стая в точното време.
Първата стъпка е да помогнете на служителите да навигират в помещенията и да идентифицират най-близката зала за срещи. Интерактивните карти дават на хората достъп до информация за оборудването и капацитета на помещението. След като намерят подходяща, ще им бъде предоставена наличност в залата за срещи в реално време и ще могат да резервират стаята директно. В идеалния случай тази информация ще бъде лесно достъпна на мобилно устройство, лаптоп или таблет и ще се интегрира безпроблемно с корпоративни календари като Outlook и Google Calendar.
Край на обикалянето по залите в търсене на отворена конферентна зала, само за да бъдете изгонени от групата, която всъщност я е резервирала. Това е много спестено време и производителност.
Избягвайте ненужните прекъсвания
Говорейки за изгонване от конферентна зала, прекъсванията на работа влияят върху производителността ни, способността ни да се концентрираме и е вероятно да намалят мотивацията. Това също е значителен допълнителен разход. Изследванията показват, че отнема средно около 25 минути, за да се върнете към първоначалната задача след прекъсване.
Вътрешното картографиране може да помогне за намаляване на времето, загубено от ненужни прекъсвания. Посетителите и гостите на компанията имат възможност да навигират с помощта на интерактивната карта на гишето на рецепцията или на своя смартфон. Това означава, че те могат да намерят пътя си до офис или заседателна зала, без да прекъсват другите служители.
Чрез планиране на имейли или текстови съобщения с връзка към карта, работодателите могат да позволят на посетителите и служителите да предвидят посещението си в офиса и да получат прогнозно време за ходене от мястото за паркиране до заседателната зала преди пристигането си. Това минимизира стреса и улеснява пристигането навреме.
2) Ще намалите разходите за недвижими имоти
Потенциалът на вътрешното картографиране далеч надхвърля традиционното ориентиране.
Вътрешните карти са ценен актив за интелигентните сгради, създавайки възможност за откриване къде се изразходва енергия и идентифициране на неизползвано пространство. Картата улеснява преоразмеряването на офисите според заетостта.
Оптимизирайте оформлението/пространствата на офиса
С увеличаването на гъвкавата работа офисите няма как да не са натоварени и работните пространства може да се наложи да бъдат препроектирани, за да се намалят разходите за недвижими имоти.
Свободните работни места представляват значителен разход и водят до ненужно използване на ресурси. За да се намалят отпадъците и разходите, от съществено значение е да се анализира процентът на заетост и моделите на обитателите. Чрез комбиниране на вътрешни карти със сензори за заетост, инсталирани в сградата, можете да генерирате визуален интерфейс или топлинна карта, за да наблюдавате използването на различните стаи и бюра. С по-добро разбиране къде хората се задържат най-много, можете да вземете интелигентни решения за това какво остава и какво си отива.
Създайте устойчива среда
Използването на вътрешни карти и IoT (интернет на нещата) сензори е от ключово значение за създаването на по-устойчив офис. Заедно те могат да ви кажат коя стая е претоплена, кой климатик работи, когато няма никой наоколо, и кои светлини са включени, докато пространството не е заето.
Чрез проследяване на въглеродните емисии и потреблението на енергия чрез графики и оценка на въздействието върху околната среда чрез визуализация на данни и подробни табла за управление, можете да опростите работата на мениджърите на обекти и значително да намалите разходите за недвижими имоти на компанията.
Лесно докладване на инциденти
Вътрешните карти позволяват на хората да съобщават за инциденти като проблеми с ИТ инфраструктурата или счупен видео проектор в заседателна зала само с няколко кликвания. Отделите за почистване могат също да ги използват, за да видят кои активи, оборудване или зони трябва да бъдат почистени. Резултатът е по-добро почистване при по-ниски разходи и оптимизиране на времето, прекарано от почистващия персонал.
3) Можете да увеличите безопасността и сигурността на място
Covid-19 повиши залога върху безопасността на работното място и ролята, която технологиите могат да играят за поддържане на общественото здраве. Освен технологични решения като проследяване на контакти, вътрешно картографиране може да се използва за създаване на по-безопасна работна среда.
Управление на пандемията
Вътрешното картографиране дава възможност да се провери състоянието на заетост на различните работни пространства и да се управлява капацитетът на стаите. Преди да дойдат в офиса, служителите могат да получат достъп до интерактивния етажен план, който отговаря на протоколите за физическо дистанциране, и да изберат своето място. Когато са на място, те могат лесно да проследят маршрута си и да намерят места, където са разположени дезинфектанти за ръце.
Мениджърите на съоръженията могат да коригират отново броя на отворените бюра, да предефинират капацитета на всяка заседателна зала или да създадат еднопосочни маршрути, за да осигурят плавен поток на трафика за безопасна работна среда.
4) Укрепете марката си
Хората винаги търсят доказателства, че техният работодател държи на най-доброто за тях.
Когато кандидат за работа срещне добре организирана работна среда с лесна за използване навигационна система, той може да каже, че компанията е модерна и фокусирана върху служителите. Веднъж качени на борда, вътрешните карти улесняват намирането на бюрото на колега – или където и да трябва да отиде – без да губите време. Това е особено полезно в бързоразвиващи се компании или такива с гъвкав модел на работа, където местоположението на хората може да се променя.
Никой не обича да се чувства изгубен – особено на работното място, където сигурността и комфортът в заобикалящата ви среда оказват пряк ефект върху способността ви да вършите най-добрата си работа. Чрез приемането на решения за интерактивни карти можете да спестите време на служителите си, да им помогнете да бъдат възможно най-продуктивни, да намалите текущите разходи за изграждане и да подобрите процента на привличане и задържане на служители. Пътят е ясен – вътрешното картографиране е печелившо за всички.
